胡文楷在八月中旬召开了公司第一次股东和各部门负责人会议，望着会议桌旁不同国籍的六个人转身在身后的黑板上写下了：
第一财务状况汇报，
第二公司运行中的漏洞怎么补缺，
第三多元化发展，
第四重新确定分工。
坐在会议桌首席的胡文楷，让施罗德详细分析公司的所有财产增值情况和资产流动性、资金利用效率。
施罗德拿起账目正准备发言被胡文楷打断：“王西海！怎么回事？今天第一次公司全体会议你连个会议记录员都没有安排！你要知道会议每句话都需要记录在案，谁说的话谁定的事必须以后可以查到，否则开会大家就信口开河乱表态，形成的决议会后都忘得干干净净，你的责任就是公司日常保障、文件起草和会议记录、会议决定的督促落实，去安排会议记录。”
王西海是个二十岁年轻人，高中毕业文字功底很好，在兴业置业销售岗位上个人业绩不太好但人本份工作细腻。胡文楷觉得他适合做后世办公室主任料就任命他为兴业实业秘书。
王西海小跑着出去找来笔记本和钢笔摊在桌上，扶了扶眼镜对胡文凯弯下腰说：“董事长，我准备好了。”
“嗯，不但要记录各位说的话，散会前还要让与会人员传阅确定无误后每人都需要签字，会后你要整理会议记录根据会议记录形成文件发给相关人员落实，每月末需要收缴文件根据完成情况写份总结提交给下个月会议，这就是你最重要的工作责能，现在根据会议安排施罗德发言。”胡文楷完全展现出后世在公司时的霸气。
企业挣钱容易最困难的是制度的建立，也就是后世说的企业文化的形成。胡文楷就是潜移默化中落实公司制度，公司现在小好管理一旦规模大了再制定制度抵制力度会很强。
“公司拥有土地6块，其中南京路和九江路交叉处是十七亩，拉都路3亩，福熙路1.5亩、海格格路2.3亩、贝当路2亩、霞飞路1.2亩、霞飞路办公楼一幢三层，家具厂、家具销售部、兴业置业咨询部，我经过估价核实公司财产是一百八十万九千元，业绩比较特出的是兴业置业咨询部已经卖出房屋七十六栋，利润达三十贰万元，预收定金四十万元，家具厂和家具销售部利润四万多元，我的建议尽快将小块地皮卖出回收现金，将公司三层楼抵押给银行贷款，集中财力购置霞飞路或南京路地产，各位我的汇报完毕。”
“施罗德先生还有一点你没有说，公司的财务制度，希望你一个月时间内提交本公司的财务制度上会研究，我有个要求公司除财务人员外不得接触现金，所有买卖金钱收入必须由两名以上财务人员收取和支出，当然啦，王西海那边可以持有少量现金维持公司日常运转但也要一周结账一次。”
胡文楷习惯性的喝一口龙井茶继续说到“下面三个问题由我来说，公司经过两个月的运转成绩大家有目共睹也算给股东有个很好的交代不过暴露出的问题太多，公司制度压根就没有致使管理混乱。”